Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Wersja 1.0  ·  Data wejścia w życie: 1 lipca 2026 r.

§ 1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Usługodawca -Centrum Siedlisko Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Nowej Wsi (64-510), ul. Staromiejska 42, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy właściwy dla siedziby spółki, pod numerem KRS: 0001074516, NIP: 7872145026, REGON: 527159103, e-mail: kontakt@gradivo.pl.
2. Serwis / Gradivo -platforma SaaS (Software as a Service) dostępna pod adresem gradivo.pl, służąca do tworzenia, zarządzania i przesyłania ewaluacji postępów uczniów w szkołach językowych.
3. Klient / Szkoła -podmiot (osoba prawna, jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) prowadzący szkołę językową lub inny podmiot edukacyjny, który zawarł z Usługodawcą Umowę o świadczenie usług.
4. Administrator szkoły -osoba fizyczna wyznaczona przez Klienta, posiadająca dostęp do pełnego panelu administracyjnego konta Klienta.
5. Lektor -osoba fizyczna dodana do konta przez Administratora szkoły, uprawniona do tworzenia ewaluacji uczniów.
6. Użytkownik -Administrator szkoły lub Lektor korzystający z Serwisu.
7. Umowa -umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem poprzez rejestrację konta i akceptację niniejszego Regulaminu, wraz z załącznikami (w tym Umową Powierzenia).
8. Plan -wybrany przez Klienta wariant usług z określonymi parametrami i opłatą miesięczną lub roczną.
9. Okres próbny -bezpłatny, 3-miesięczny okres korzystania z Serwisu w ramach Planu Unlimited, rozpoczynający się od dnia rejestracji.
10. Umowa Powierzenia -umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
11. RODO -Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady i warunki świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu, na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344 t.j.).
2. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B). Rejestracja jest równoznaczna z oświadczeniem, że Klient działa w charakterze przedsiębiorcy.
3. Akceptacja Regulaminu następuje poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola podczas rejestracji. Akceptacja jest dobrowolna, lecz niezbędna do korzystania z Serwisu.
4. Regulamin wraz z Polityką Prywatności i Umową Powierzenia stanowią całość umowną między stronami.
5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności: Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

§ 3. Rejestracja i warunki korzystania

1. Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji konta przez Administratora szkoły.
2. Warunkiem rejestracji jest podanie: nazwy szkoły, imienia i nazwiska Administratora, adresu e-mail, loginu i hasła oraz akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności.
3. Klient oświadcza, że podane podczas rejestracji dane są prawdziwe, kompletne i dotyczą istniejącego podmiotu prowadzącego działalność edukacyjną. Klient jest zobowiązany do ich aktualizacji niezwłocznie po każdej zmianie.
4. Zakazuje się tworzenia kont przez osoby nieuprawnione do reprezentowania Klienta, zakładania kont o charakterze fikcyjnym lub w celu obejścia limitów Okresu próbnego.
5. Hasło dostępu jest poufne. Klient odpowiada za wszelkie działania podjęte z użyciem jego danych logowania.
6. Klient jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o każdym podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do konta.
7. Jedno konto odpowiada jednej Szkole. Zabrania się udostępniania jednego konta wielu podmiotom prawnym.

§ 4. Okres próbny

1. Po rejestracji Klient otrzymuje bezpłatny Okres próbny trwający 3 miesiące kalendarzowe, licząc od dnia rejestracji, w ramach Planu Unlimited (bez ograniczeń funkcji i liczby lektorów).
2. Okres próbny jest jednorazowy i przypisany do danego podmiotu. Zakładanie kolejnych kont w celu uzyskania kolejnych Okresów próbnych jest niedozwolone.
3. Po upływie Okresu próbnego dostęp do konta zostaje ograniczony do momentu wykupienia płatnego Planu. Dane wprowadzone podczas Okresu próbnego są zachowane.
4. Usługodawca nie pobiera żadnych opłat za Okres próbny i nie wymaga podania danych karty płatniczej przy rejestracji.

§ 5. Plany płatne i rozliczenia

1. Po zakończeniu Okresu próbnego Klient może wybrać jeden z poniższych Planów płatnych:

Plan	Limit lektorów	Funkcje
Starter	do 5 lektorów	Pełny dostęp do wszystkich funkcji Serwisu
Pro	do 20 lektorów	Pełny dostęp do wszystkich funkcji Serwisu
Unlimited	bez limitu	Pełny dostęp do wszystkich funkcji Serwisu

2. Aktualne ceny Planów określa cennik dostępny w Serwisie. Ceny są cenami netto; do cen netto doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce.
3. Płatność następuje z góry za wybrany okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny) w sposób wskazany w Serwisie.
4. Faktura VAT jest wystawiana i przesyłana elektronicznie na adres e-mail Administratora szkoły w terminie 7 dni od dokonania płatności.
5. Brak płatności w terminie skutkuje ograniczeniem dostępu do Serwisu. Dostęp zostaje przywrócony niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności.
6. Zmiana Planu na wyższy jest możliwa w każdym czasie. Zmiana Planu na niższy jest możliwa od następnego okresu rozliczeniowego.
7. Usługodawcy nie przysługuje prawo do zwrotu proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres subskrypcji w przypadku rezygnacji przez Klienta w trakcie opłaconego okresu, chyba że Usługodawca istotnie naruszył warunki Umowy.

§ 6. Zakres usług i dostępność

1. W ramach Serwisu Usługodawca zapewnia:

• tworzenie i zarządzanie ewaluacjami postępów uczniów,
• generowanie raportów w formacie PDF z możliwością umieszczenia logo szkoły,
• wysyłkę raportów drogą e-mail do rodziców/opiekunów uczniów lub lektorów,
• zarządzanie lektorami, grupami zajęciowymi i kategoriami ocen,
• panel administracyjny dla Administratora szkoły,
• eksport historii ewaluacji do formatu CSV,
• wsparcie techniczne drogą elektroniczną.

2. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem planowanych przerw konserwacyjnych.
3. O planowanych przerwach technicznych Usługodawca informuje z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu w Serwisie.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji funkcjonalności Serwisu. Istotne zmiany wpływające negatywnie na zakres usług będą komunikowane Klientom z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

§ 7. Obowiązki Klienta i wymagania techniczne

1. Klient zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem, przepisami prawa oraz dobrymi obyczajami.
2. Klient jest wyłącznie odpowiedzialny za treść danych wprowadzanych do Serwisu, w tym za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych uczniów, rodziców i lektorów.
3. Klient zobowiązuje się do niezwłocznego zawarcia z Usługodawcą Umowy Powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa Powierzenia zawierana jest automatycznie wraz z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Zabrania się wprowadzania do Serwisu treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub dobrych obyczajów.
5. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Serwisu: przeglądarka internetowa w aktualnej wersji (Chrome, Firefox, Edge, Safari), aktywne połączenie z Internetem, obsługa JavaScript i plików cookie.
6. Klient ponosi koszty połączenia z Internetem zgodnie z taryfą swojego operatora.

§ 8. Przetwarzanie danych osobowych

1. Klient, jako Administrator danych osobowych uczniów, rodziców/opiekunów i lektorów, powierza ich przetwarzanie Usługodawcy jako Podmiotowi przetwarzającemu, na warunkach określonych w Umowie Powierzenia stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Umowa Powierzenia jest zawierana automatycznie z chwilą rejestracji konta i akceptacji Regulaminu.
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako Administratora własnych danych (danych klientów) określa Polityka Prywatności.
4. Klient oświadcza, że posiada odpowiednie podstawy prawne (w szczególności zgody rodziców/opiekunów lub inną przesłankę z art. 6 lub 9 RODO) do przetwarzania danych osobowych uczniów i ich rodziców, w tym danych osób niepełnoletnich, i ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich posiadanie.

§ 9. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, w tym prawa autorskie do kodu, grafik, układu i szaty graficznej, przysługują Usługodawcy lub podmiotom, od których Usługodawca uzyskał stosowne licencje.
2. Klient nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do Serwisu. Klientowi przysługuje jedynie prawo do korzystania z Serwisu w zakresie określonym Umową.
3. Dane wprowadzane przez Klienta do Serwisu (raporty, oceny, dane uczniów) pozostają własnością Klienta.
4. Zabrania się kopiowania, dekompilowania, modyfikowania lub tworzenia dzieł pochodnych na podstawie Serwisu.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść danych wprowadzanych przez Klienta ani za działania podjęte na podstawie tych danych.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu Serwisu spowodowane: siłą wyższą, awariami po stronie dostawców infrastruktury internetowej, działaniem osób trzecich (w tym atakami hakerskimi) lub koniecznością przeprowadzenia prac konserwacyjnych.
3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta za ostatnie 3 miesiące poprzedzające zdarzenie powodujące szkodę.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych wynikłą z działania Klienta lub osób działających w imieniu Klienta.
5. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, nie mają zastosowania w przypadku szkody wyrządzonej umyślnie przez Usługodawcę.

§ 11. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

1. Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie, kontaktując się z Usługodawcą na adres kontakt@gradivo.pl. Wypowiedzenie jest skuteczne z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego.
2. Usługodawca może zawiesić dostęp do Serwisu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu,
   • zalegania z płatnością przez okres dłuższy niż 14 dni od terminu płatności,
   • działania Klienta na szkodę Usługodawcy lub innych Klientów.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Klienta do zaprzestania naruszeń.
4. Po rozwiązaniu Umowy dane Klienta (ewaluacje, ustawienia, dane lektorów) są przechowywane przez 30 dni, a następnie trwale usuwane. Na pisemny wniosek złożony przed upływem tego terminu Usługodawca udostępni eksport danych Klienta w formacie CSV/JSON.
5. Dane rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (5 lat).

§ 12. Procedura reklamacyjna

1. Reklamacje dotyczące świadczonych Usług należy kierować na adres e-mail: kontakt@gradivo.pl, wskazując: dane Klienta, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.
2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania i udzieli odpowiedzi na adres e-mail wskazany przez Klienta.
3. W przypadku nierozpatrzenia reklamacji w terminie uznaje się ją za rozpatrzoną na korzyść Klienta.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych Usług, decyzji organów nadzoru lub orzeczeń sądowych.
2. O zmianie Regulaminu Klient zostanie poinformowany drogą e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
3. Jeżeli Klient nie akceptuje nowego Regulaminu, może wypowiedzieć Umowę przed datą wejścia zmian w życie, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
4. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmienionego Regulaminu jest jednoznaczne z jego akceptacją.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Umowa zawierana jest w języku polskim.
2. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.
3. Wszelkie spory wynikłe z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
4. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
5. Kontakt z Usługodawcą: Centrum Siedlisko Sp. z o.o., ul. Staromiejska 42, 64-510 Nowa Wieś, e-mail: kontakt@gradivo.pl.